Wystarczy kartka papieru

Każdy z nas chyba zna uczucie trudnego do określenia napięcia, swoiste uczucie niepokoju, które potrafi niczym cień towarzyszyć nam całymi dniami. Z czym jest związane? Z różnymi rzeczami, ale bardzo często jednym z czynników jest widmo towarzyszących zadań, dwojących się i trojących tak, że nie wiadomo za które się zabrać.

Badaczem, który starał się wytłumaczyć, dlaczego tak jest, był Bluma Zeigarnik, który siedząc w jednej z berlińskich restauracji zauważył, że kelnerzy dużo lepiej pamiętają złożone zamówienia przed ich finalizacją. Upłynęło po prostu mniej czasu, można by stwierdzić, ale Zeigarnik postulował, że to właśnie sam fakt niedokonania, brak ukończenia zadania sprawia, że nieustannie krąży ono w podświadomości, nie dając o sobie zapomnieć(1). Obserwacje Zeigarnika wykorzystywane są z mniejszym lub większym skutkiem między innymi przez niektóre serwisy wymagające logowania – postuluje się, że użytkownicy, którym przerwie komunikat „Twój profil jest ukończony w X %” częściej kończą ten proces, właśnie przez to, że zostaje im sprytnie przerwany. Jak często z psychologią bywa nie ma konsensusu czy efekt ten faktycznie istnieje, a jeśli tak, to do jakiego stopnia jest odczuwalny. Myślę, że można jednak śmiało stwierdzić, że realizacja zadań jest ważna i podchodzenie do nich z metodą „raz a dobrze”, by najzwyczajniej w świecie móc wstawić ptaszek przy jak największej ich liczbie, może być dobrym pomysłem.

Odhaczanie zadań nie bez powodu kojarzy się z tworzeniem list i stawianiem niezwykle satysfakcjonujących ptaszków, ale uwierzcie lub nie, każdy proces można zoptymalizować – nawet tworzenie list! Jakieś 100 lat temu jeden z ówczesnych nowatorów i pionierów PR-u – Ivy Lee zrobił pierwszy krok w tę stronę.

Krok ten był tak znaczący, że dostał za niego równowartość dzisiejszych 400 000 $, ale od początku. Pewnego dnia do Lee zgłosiła się duża firma prosząc, aby pomógł im w optymalizacji działań, Lee zgodził się i powiedział, że wystarczy mu 15 minut, za które na razie nie będzie trzeba zapłacić, a jeśli za pół roku stwierdzą, że były one coś warte, zapłacą tyle, ile będą uważali za słuszne.

Co można zrobić w 15 minut?

Okazuje się, że jest to idealny czas do przekazania 5 rewolucyjnych zasad, które warte są 400 000 $, a były nimi następujące wskazówki:

1. Pod koniec każdego dnia zrób listę 6 zadań, które chcesz zrealizować jutro.

2. Uszereguj zadania od najważniejszego do najmniej istotnego.

3. Następnego dnia w pracy zacznij od pierwszego i pod żadnym pozorem nie przechodź do innego, póki nie skończysz poprzedniego.

4. Po kolei zajmuj się wszystkimi zadaniami.

5. Jeśli któregoś z zadań nie uda się wykonać przenieś je na następny dzień.

Tak proste a tak rewolucyjne. Czy można czegoś chcieć więcej?

Okazuje się, że jednak tak. Wiedząc jak układać listę zadań, wielu ma nadal spory problem z definiowaniem, priorytetów. W tym miejscu na pomoc przychodzi metoda Eisenhowera nazwana na cześć prezydenta Stanów Zjednoczonych, który zasłynął zdaniem "To, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilen, rzadko bywa ważne". Choć nie wiadomo czy naprawdę je wypowiedział faktem jest, że o ile matką sukcesu jest lista, to stawianie priorytetów jest co najmniej nianią na pełen etat.

Ustalenie kolejności wykonywania zadań za pomocą metody Eisenhowera polega na podzieleniu piętrzącej się przed nami listy na 4 kategorie:

1.ważne i pilne – to te, które wymagają szybkiego/natychmiastowego działania

2.ważne i niepilne – to te które mogą poczekać

3.nieważne i pilne – to te niezmieniające życia małe rzeczy, które czasami trzeba zrobić

4.nieważne i niepilne – to np. poukładanie książek na półce w alfabetycznym porządku

Podzieliwszy zadania na kategorie, możemy przejść do ustalenia kolejności ich wykonywania i tak zaczniemy od ważnych i pilnych, na drugim miejscu usytuujemy nieważne i pilne, następnie ważne i niepilne i w końcu nieważne i niepilne.

Oczywiście ważne jest też by pamiętać, że życie jest jednak życiem i układanie go bezkrytycznie według jakiegokolwiek schematu nie będzie ani zdrowe, ani produktywne, niemniej jednak warto wypróbować wymienione zasady i traktować je w formie drogowskazów, które, gdy poczujemy się nadmiernie przytłoczeni i zagubieni pod presją obowiązków, pomogą ułożyć plan działania i wyjść na prostą.



[1] Niektórzy badacze twierdzą, że ten sam efekt zadziała, gdy ktoś lub coś przerwie nam naukę, dzięki czemu lepiej zapamiętamy materiał, któremu poświęcaliśmy wtedy czas, ale za to akurat nie ręczę

https://en.wikipedia.org/wiki/Zeigarnik_effect

 

Wróć