Kluczem do skutecznego planowania jest dyscyplina. Nawet najdoskonalszy, najlepiej zbilansowany plan będzie do niczego, jeśli nie będziemy się go trzymać. Ok, ale co w związku z tym? Czy planowanie jest zupełnie zbyteczne? Niekoniecznie. Dobry plan – czyli taki, który równoważy wygórowane ambicje i leniwą naturę – będzie nas pchał do przodu, tak byśmy potrafili osiągnąć więcej, a skuteczne planowanie wcale nie jest takie trudne.

Dobre zarządzanie czasem

Efektywne zarządzanie czasem pozwala na realizację większej liczby zadań w krótszym czasie. Brzmi to trochę jak frazes z reklamy, ale naprawdę tak jest. Jeśli rozsądnie poukładamy czekające zadania, zminimalizujemy ilość czasu, który marnujemy. Optymalnie byłoby także dopasować obowiązki do naszego rytmu dnia – przykładowo, jeżeli najlepiej myśli ci się rano, to właśnie wtedy warto zająć się zadaniami wymagającymi logicznego myślenia.

Ciekawym ćwiczeniem może być zapisywanie przez kilka dni, na co poświęcasz swój czas. Wyniki mogą dać wiele do myślenia. Często okazuje się, że w naszym dniu jest wiele „martwych momentów” – czyli takich, w których na przykład, czekając na coś, bezwiednie przeglądamy TikToka.

Znając, jak wygląda twoja doba w praktyce, łatwiej zaplanujesz np. krótkie, proste zadania, które możesz wykonać w przerwie między spotkaniami czy zajęciami.

Metoda Eisenhowera

Często najważniejsze zadania nie są tymi najbardziej pilnymi. Niestety mamy tendencję do zajmowania się właśnie tymi najbardziej palącymi, odkładając te znacznie istotniejsze. W efekcie wpadamy w błędne koło – ważne zadania, które miały dużo czasu, nagle zaczynają ocierać się o deadline.

Metodą, która rozwiązuje ten problem, jest matryca Eisenhowera. Pomysł historycznie przypisuje się Dwightowi Eisenhowerowi, 34. prezydentowi Stanów Zjednoczonych, który miał używać tej metody do wyznaczania priorytetów. Zyskała ona popularność dzięki książce Stephena Coveya „7 nawyków skutecznego działania”.

Na czym to polega?

Macierz Eisenhowera zakłada dopasowanie zadań do jednej z czterech kategorii:

• > pilne i ważne,
• > pilne i nieważne,
• > niepilne i ważne,
• > niepilne i nieważne.

Do zadań pilnych i ważnych powinniśmy przystąpić natychmiast. Zadania pilne, ale nieważne również warto wykonać, choć nie kosztem tych naprawdę istotnych. Do zadań pilnych i ważnych powinniśmy przystąpić jak najszybciej, zadaniom pilnym i nieważnym również warto poświęcić trochę czasu, nie zapominając o tym, że optymalnie jest zacząć realizować zadania ważne i niepilne, zanim staną się pilne… To z pewnością ułatwi skuteczne planowanie.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o macierzy Eisenhowera, przeczytaj ten artykuł.

Prawo Parkinsona

Prawo Parkinsona to teza brytyjskiego historyka Cyrila Parkinsona, który stwierdził: „Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”. Choć pierwotnie stwierdzenie odnosiło się do pracowników administracji, równie trafnie opisuje codzienną pracę jednostki.

Mając dużo czasu na jedno zadanie, często trudno się za nie zabrać. Rozdrabniamy się nad szczegółami i spędzamy nad nim znacznie więcej czasu, niż potrzeba. Oczywiście, należy być realistą – nauka do egzaminu w dwie godziny może być niemożliwa. Ale zupełnie inaczej podejdziemy do zadania „Przerób temat XYZ z podręcznika”, zakładając, że mamy na to godzinę i rzeczywiście tę godzinę rzetelnie wykorzystamy, niż myśląc „ok, mam na to całe popołudnie”.

Dlatego warto nauczyć się racjonalnie oceniać, ile dana czynność powinna zająć.

Dziel swój czas

Ciekawym pomysłem na skuteczne planowanie jest dzielenie dnia na bloki czasowe. Dzięki temu możesz np. zaplanować, że godzinę poświęcasz projektowi X, a potem przez trzy godziny uczysz się Y. Nie musisz wtedy rozpisywać konkretnych działań – wystarczy skupić się na „działach” życia.

Planując dzień, weź pod uwagę swoje predyspozycje – czy wolisz pracować rano, czy wieczorem, kiedy masz najwięcej energii do nauki, a kiedy najlepiej ci się ćwiczy etc.

Prowadź kalendarz

Nieważne, czy używasz Kalendarza Google, kolorowej aplikacji czy papierowego terminarza – ważne, byś często do niego zaglądał! Skuteczne planowanie to przecież nie tylko krótkoterminowy podział zadań i to do list, ale też długoterminowe spojrzenie. Im więcej robisz, tym trudniej się we wszystkim połapać – kluczem jest kalendarz!

Zjedz żabę

Mark Twain podobno powiedział: „If it’s your job to eat a frog, it’s best to do it first thing in the morning.” Nie u każdego sprawdzi się metoda zaczynania dnia od najtrudniejszych i najmniej przyjemnych zadań, ale warto dać jej szansę. Niewiele rzeczy daje taką satysfakcję jak myśl: „Kurczę, tak wcześnie, a ja już mam to za sobą.”

Sfinansowane ze środków UE. Wyrażone poglądy i opinie są jedynie opiniami autora lub autorów i niekoniecznie odzwierciedlają poglądy i opinie Unii Europejskiej lub Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji. Unia Europejska ani podmiot udzielający dotacji nie ponoszą za nie odpowiedzialności.