Czyli co zrobić, żeby inni chcieli czytać nasze wiadomości i nas zrozumieli?

Pisanie maili to w dzisiejszych czasach podstawowa umiejętność. Nie wysyłamy już listów, a nie z każdym będziemy komunikować się za pomocą Messenger’a, czy innych tego typu aplikacji, gdzie forma może być bardzo luźna. W wielu przypadkach nie wystarczy też rozmowa telefoniczna, a nawet i po takiej rozmowie, warto napisać maila (o czym później). W poniższym artykule znajdziesz podstawowe informacje, które przydadzą Ci się, jeśli chcesz pisać dobrej jakości maile.

Na jakie rodzaje możemy podzielić profesjonalne wiadomości mailowe?

Tak naprawdę będą to dwa rodzaje, z którymi spotkasz się w pracy lub podczas swojej działalności pozaszkolnej:

1. Coldmaile
2. Maile do osób, które już znasz/W wątku

Coldmaile

Coldmailing opiera się na przesyłaniu wiadomości pocztą elektroniczną, do osób bądź organizacji, których nie znamy i nie mieliśmy z nimi wcześniej styczności. Jest to ważne, ponieważ musimy już od samego początku sprawić, by nasz docelowy odbiorca chciał w ogóle otworzyć naszą wiadomość. Dotyczy to szczególnie pierwszej wiadomości (lub kilku pierwszych). Warto przed rozpoczęciem pisania wiadomości, postarać się znaleźć jakieś informacje o danej organizacji lub osobie, by lepiej dostosować treść i pokazać, że się przygotowaliśmy.

Dobre pierwsze wrażenie jest bardzo ważne!

Ponadto zależy nam, żeby treść była maksymalnie krótka i zawierała jakieś wezwanie do działania (Call to Action – np.: “Bardzo proszę o podanie nr telefonu, w celu ustalenia warunków współpracy). Generalnie w tego typu wiadomościach powinno się skracać maksymalnie dystans – dopóki nie jest to z założenia oficjalny mail. Żeby skrócić treść maila, dobrym pomysłem jest dodanie załączników (o tym w kolejnych akapitach).

Dobrym pomysłem jest także nawiązanie do rozmowy lub spotkania, jeśli miało ono miejsce. Należy się także przedstawić, żeby było wiadomo, że za wiadomością stoi człowiek, a nie maszyna. W samym mailu powinieneś przedstawić ew. korzyści i najlepiej podeprzeć je konkretnymi przykładami.

Maile do osób, które już znasz/W wątku

Ten drugi typ maili odnosi się do przypadków, w których adresat już nas skądś kojarzy lub jesteśmy z nim w trakcie konwersacji przez pocztę e-mailową i nie trzeba się już tak bać o przyciągnięcie jego uwagi. Tu większe znaczenie ma zapewnienie dużej przejrzystości tekstu, ponieważ prawdopodobnie w tym mailu poruszane będzie więcej wątków. Dobrze jest dodać znaczniki i odpowiednio podzielić tematy, tak, żeby łatwo było się do nich odnosić. Zwrot grzecznościowy dobieramy w zależności od adresata i naszej relacji.

Uff, sporo tych informacji na początek, ale nie przejmuj się, to nie jest wcale takie straszne!!! Poniżej znajdziesz kilka rad, które krok po kroku pokażą Ci, jak z tych wszystkich wymienionych powyżej praktyk korzystać. Z czasem będzie to dla Ciebie “bułka z masłem”!

Teraz zajmiemy się podstawowymi dobrymi praktykami, które powinniśmy stosować niezależnie, czy chcemy kogoś dopiero zachęcić do naszych produktów lub współpracy, czy już ustalamy konkretne szczegóły.

Dobre praktyki pisania wszystkich maili

Akapity i ilość tekstu

To co ważne i o czym wiele osób zapomina podczas komunikacji drogą mailową, to żeby pamiętać, że ludzie szybko się nudzą i nie lubią czytać dużych ilości tekstu. Ma to o tyle znaczenie, że jeśli napiszemy w naszej wiadomości bardzo duży blok tekstu, w którym długo nie przechodzimy do konkretów, nasz odbiorca szybko się irytuje i traci koncentrację podczas czytania. Przez to szybko zapomina lub umykają mu najważniejsze informacje, a my nie dostajemy satysfakcjonującej odpowiedzi na zadane pytania.

Postarajmy się, po napisaniu naszej wiadomości, przeczytać ją raz jeszcze i spróbować poskracać konkretne zdania lub nawet całe akapity, żeby przekaz został ten sam, a forma była jak najkrótsza i jak najbardziej przejrzysta. Niestety bardzo często jest tak, że jak ktoś zobaczy bardzo dużo tekstu w mailu, to po otwarciu go zamyka, żeby wrócić do niego później (“jak będę miał więcej czasu/siły”) i nie oznacza go jako nieprzeczytanego, przez co na zawsze o nim zapomina.

Oprócz samej ilości tekstu ważne są akapity. Zapewniają przejrzystość i ułatwiają skupić się na konkretnych informacjach lub do nich wrócić. Aby nie trzeba było czytać dużych ilości tekstu, w celu znalezienia konkretnej informacji, każdy wątek/ważny przekaz powinien być zapisany od nowego akapitu. Szczególnie jeśli jest to pierwszy mail, np. jeden z tych coldmail’owych, najlepiej gdyby akapitów było nie więcej niż trzy.

Zwroty grzecznościowe

Naturalnie podczas konwersacji należy używać zwrotów grzecznościowych. Na ogół warto skracać dystans do minimum, jednak nie zawsze jest to możliwe. Na pewno pamiętaj, żeby nigdy nie zaczynać maila od “Witam”! Jest to nieeleganckie i jeśli skracasz dystans, lepiej zrobić to przez “Cześć” lub zwrot bezpośredni do adresata. Wyczucie, czy zacząć bezpośrednio, czy bardziej oficjalnie leży po Twojej stronie i zależy od różnicy wieku, sytuacji, preferencji odbiorcy i dotychczasowej relacji (gdzie się poznaliście, lub nie, czy się w ogóle znacie), a także stanowiska w pracy adresata/adresatki.

Jeśli piszesz maila oficjalnie, zacznij od “Szanowny Panie/Pani/Państwo” i nie używaj wtedy na końcu “Pozdrawiam” tylko “Z wyrazami szacunku” lub “Z poważaniem”.

Możesz zacząć także od “Dzień dobry” lub “Cześć”, gdzie “Dzień dobry” jest formą bezpieczniejszą, pośrednią między formą oficjalną a “Cześć”. W tym przypadku możesz wybrać, jakiego zakończenia użyjesz, może to być zarówno “Pozdrawiam” jak i “Z poważaniem”, znowu w zależności od tego jak duży dystans chcesz utrzymać.

Ważne aby w treści maila pisać Pan/Pani/Państwo/Ty/Wy itd. z dużej litery! Wiele osób naprawdę o tym zapomina, mimo, że wydaje się być to oczywiste, więc przed wysłaniem sprawdź raz jeszcze treść swojej wiadomości. Pamiętaj także, że “ja” lub “my” piszemy z małej. Znowu, jak wyżej, niby nic, a częsty błąd!

Pisanie maili na brudno

Często jest tak, że jeśli mamy do wysłania ważnego maila, piszemy go na brudno. Jest to faktycznie dobra taktyka, jednak czasochłonna, więc zalecałbym ją stosować tylko w naprawdę koniecznych przypadkach.

Jeśli faktycznie decydujemy się napisać wiadomość na brudno, najlepiej zrobić to już bezpośrednio w naszej skrzynce pocztowej, zaisując ją jako wersję roboczą (na Gmailu robi się to na przykład automatycznie). Lepiej nie robić tego w osobnym edytorze tekstowym! Jeżeli zdecydujemy się na napisanie wiadomości w innej aplikacji, przeklejając ją (np. z programu Word) do naszej skrzynki mailowej, jest ona inaczej sformatowana. Jeśli wyślemy ją, nie formatując jej odpowiednio, czcionka i często także tło tekstu będą w innym kolorze, co łatwo zauważyć i jest to po prostu nieestetyczne. 

Gdy nie masz innej możliwości lub masz już wiadomość napisaną w zewnętrznym edytorze tekstowym, po przeklejeniu pamiętaj o formatowaniu tekstu przed wysłaniem. W przypadku Gmaila wystarczy czcionkę ustawić na podstawową i wielkość liter na normalną. Pamiętaj, że na telefonie nie wyświetla się formatowanie tekstu, więc z pozoru może Ci się wydawać po wklejeniu tekstu, że wszystko jest ok, natomiast różnicę widać dopiero po wysłaniu.

Dalszą część dobrych praktyk mailingowych znajdziesz w drugiej części artykułu.

Przeczytałeś artykuł? Pomóż nam się rozwijać i wypełnij ankietę!