Wyobraź sobie, że masz do zorganizowania dużą kampanię społeczną albo jesteś w komitecie organizacyjnym studniówki. Tak duże działania wymagają dokładnego planu i podziału obowiązków, przecież nie będziesz pracować sam. Ale jak to zrobić? Skąd wiedzieć ile mogą zająć poszczególne zadania? Jak z trudnej do ogarnięcia umysłem ilości obowiązków ułożyć plan, który będzie miał ręce i nogi?
Z podobnymi pytaniami mierzyli się w latach 50-tych ubiegłego wieku Morgan R. Walker i James E. Kelley Jr., którzy opracowali metodę ścieżki krytycznej. Współcześnie CPM (Critical Path Method) najczęściej stosowana jest z użyciem specjalistycznych programów, jednak opiera się na kilku podstawowych zasadach, które łatwo można wcielić w życie.
Czym jest metoda ścieżki krytycznej?
Pierwszym krokiem do użycia CPM jest skonstruowanie modelu projektu, który będzie zawierał:
- 1. Listę zadań niezbędnych do ukończenia projektu;
- 2. Czas trwania każdego z zadań;
- 3. Współzależności między zadaniami;
- 4. Kamienie milowe, czyli kluczowe momenty w projekcie.
Używając stworzonego modelu, będziesz mógł określić zadania wymagane do ukończenia projektu. Ścieżka krytyczna będzie najdłuższą sekwencją działań, które należy wykonać, dla ukończenia całości. Brzmi to dość skomplikowanie i wersja modelu ścieżki krytycznej, którą tworzy się z użyciem profesjonalnych programów, faktycznie jest dość trudna. Ja jednak postaram się ją przedstawić w formie na tyle uproszczonej, by jej użycie było możliwe bez doświadczenia i dodatkowego sprzętu.
Jak znaleźć ścieżkę krytyczną?
Żeby znaleźć ścieżkę krytyczną, rozpocznij od wspomnianej już listy zadań. Najlepiej by były podzielone np. na zespoły, które będą za nie odpowiedzialne. Następnie określ ich zależności. Na przykład jeśli rozważać proces tworzenia artykułu „tworzenie planu” będzie powiązane z „pisaniem”. Bez napisania artykułu nie będzie można zrobić korekty etc. Natomiast nie trzeba czekać do końca korekty, by np. stworzyć grafikę okładkową. Listę zależnych od siebie zadań nazywamy sekwencją działań.
Następnym krokiem będzie połączenie wszystkich sekwencji działań i przedstawienie ich za pomocą diagramu. Każde zadanie oznacz kwadratem, a zależności między nimi strzałkami. W dalszej kolejności niezbędne jest oszacowanie czasu, który zajmie każdy krok.
Teraz przechodzimy do szacowania samej ścieżki krytycznej. Obok każdego działania zapisz czas jego rozpoczęcia i zakończenia. Czas rozpoczęcia pierwszego działania to 0, czasem zakończenia to na ile szacujesz jego trwanie. Po ukończeniu analogicznego procesu dla każdego z zdań, możesz określić czas trwania całej sekwencji, najdłuższa sekwencja będzie ścieżką krytyczną.
Obliczanie rezerwy czasowej
Ważnym krokiem w metodzie ścieżki krytycznej jest obliczanie rezerwy czasowej. Zadania krytyczne (te na ścieżce krytycznej) nie będą jej mieć, bo z gruntu ich opóźnienie opóźniłoby cały projekt. Możesz ją natomiast obliczyć dla zadań z pozostałych sekwencji. Korzystając z przykładu tworzenia artykułu, pobocznym działaniem będzie tworzenie grafiki. Można ją zrobić tuż po tym jak opracowany będzie temat artykułu, natomiast nic się nie stanie również jeśli będzie skończona tuż przed planowaną publikacją. Nie wpłynie to w żaden sposób na pozostałe kroki. Dzięki dobrze określonej rezerwie czasowej łatwiej będzie ci nadawać priorytet zadaniom.
Metoda ścieżki krytycznej a projekty społeczne
Dlaczego w ogóle używać takiej metody w działaniach społecznych? Chyba każdy, kto chociaż trochę działał społecznie, wie że wolontariat i projekty społeczne rządzą się swoimi prawami. Przede wszystkim problemem są ograniczone zasoby, zarówno jeśli chodzi o stronę czysto materialną, jak i o kapitał ludzki. Pewne rzeczy są po prostu trudniejsze, mniej stabilne.
Korzystanie z metod, które pomogą zobiektywizować plan i przyczynią się do stworzenia realistycznego harmonogramu, może w dużej mierze zminimalizować prawdopodobieństwo wypalenia i nadmiernego stresu. Metoda ścieżki krytycznej pozwoli na uzyskanie przejrzystej i zrozumiałej ścieżki, dzięki czemu każdy członek zespołu będzie wiedział w jakich ramach czasowych musi funkcjonować. Dobrym pomysłem jest też stosowanie narzędzi, które pozwolą każdemu członkowi zespołu widzieć realizowane działania. Wybór narzędzia zależy od osobistych preferencji, można do tego używać aplikacji stworzonych stricte w celu planowania, jak na przykład Asana, ale sprawdzać się będzie nawet arkusz w Excelu na dysku Google, do którego wszyscy będą mieć dostęp.
Metoda ścieżki krytycznej w działaniach
CPM możesz użyć tak naprawdę w większości działań projektowych, których będziesz się podejmować. Nie ważne czy chodzi o szkolny festyn, koncert, organizację studniówki, czy tworzenie kampanii społecznej, wszystkie działania, które potrzebują dłuższego czasu organizacji i współpracy kilku zespołów, będą zdecydowanie łatwiejsze, jeśli będzie im towarzyszył przejrzysty plan.
Sfinansowane ze środków UE. Wyrażone poglądy i opinie są jedynie opiniami autora lub autorów i niekoniecznie odzwierciedlają poglądy i opinie Unii Europejskiej lub Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji. Unia Europejska ani podmiot udzielający dotacji nie ponoszą za nie odpowiedzialności.